Migrarte de outsourcing a impresión in-house: lo que nadie te dice (pero necesitas saber)

Primero lo primero: ¿sale? La única forma de saberlo es con tus números.
Piensa en tres datos: cuánto imprimes al mes, cuánto pagas hoy por tarjeta (incluye urgencias y envíos) y cuánto te costaría adentro (equipo + ribbon + tarjeta + tiempo del operador + mermas). Con eso calculas el punto de equilibrio: “en tantos meses se paga sola”. Si tus picos son fuertes (inscripciones, eventos), simula ese escenario también; suele ser donde más ahorras.

Ahora, los tiempos. Aquí se ganan batallas. Define un SLA casero: “tarjeta estándar en X horas; urgencia en Y minutos”. Revisa el throughput real (no el de la ficha): ¿cuántas tarjetas por hora salen bonitas y sin reimpresión? Si varias PCs van a mandar trabajos, mejor Ethernet/servidor de impresión y reglas de cola; es la diferencia entre flujo o caos.

Luego viene la gente. No necesitas un ejército, necesitas roles claros:

• Quien opera: cambia ribbon, limpia, detecta atascos.

• Quien diseña: archivos a 300 dpi, márgenes, códigos/QR que sí leen.

• Quien ve seguridad/IT: permisos por rol, backups y trazabilidad.
  Con un manual de 1 página y un videíto de 5–7 minutos, el onboarding sale en un día. Y ten un suplente: la impresora suele fallar justo cuando el operador está de vacaciones.

Pasemos a consumibles. Aquí se esconde el costo real. Ten siempre:

• Un ribbon color (YMCKO o medio panel si tu diseño lo permite) y un monocromo K para seriales nítidos.

• Tarjetas de buena pureza; si hay calor/uso rudo, PVC compuesto.

• Kits de limpieza y un calendario (cada 1,000–2,000 tarjetas).
  Define stock mínimo (6–8 semanas) y puntos de reorden. Etiqueta lotes; si sale una merma rara, sabrás de dónde vino.

¿Y la seguridad? No todo es chip y prox. Empezar con seguridad visible te baja fraudes: serial consecutivo, microtexto/patrón, y si tu equipo lo trae, marca de agua en overlay. Para lectura automática, negro resina en códigos/QR y una prueba con lector antes de liberar el lote. Documenta quién imprimió, cuándo y qué plantilla; eso resuelve auditorías en minutos.

En corto

• ROI: volumen real, costo actual vs. interno, punto de equilibrio por escenario (base/pico).

• Tiempo: SLA propio, throughput real, colas por red si son varias PCs.

• Personas: operador, diseño, seguridad/IT, manual 1-página + video; suplente asignado.

• Consumibles: ribbon color + K, tarjetas correctas, kits de limpieza, stock 6–8 semanas.

• Mantenimiento: rutina semanal, refacciones críticas, UPS, bitácora de incidencias.

• Seguridad: serial, patrón/microtexto, watermark si aplica, pruebas de lectura, trazabilidad.

• Piloto: 2–3 semanas, métricas claras, ajustes y despliegue por fases.